En cette année 2024, les entreprises de services publics sont confrontées à des défis considérables. L’augmentation des demandes des consommateurs, les contraintes réglementaires en constante évolution et les impératifs de rentabilité les poussent à repenser leur organisation. Face à ces défis, la gestion des processus métier (BPM) s’impose. Elle offre une vision claire des opérations, favorise la cohérence et l’efficacité des activités. Cependant, le choix des outils de BPM peut être un défi. Nous allons donc vous présenter les outils les mieux adaptés à la gestion des processus métier dans les entreprises de services publics.
Outil de modelisation des processus métier
La modelisation des processus métier est la première étape du BPM. C’est un exercice qui permet de visualiser les flux de travail dans l’entreprise. Il permet de comprendre comment les tâches sont effectuées, les interactions entre les différents acteurs, et comment les données circulent.
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Parmi les outils de modélisation disponibles, nous vous recommandons Bizagi Modeler. C’est un outil gratuit, facile à utiliser et qui offre un grand nombre de fonctionnalités. Il permet de créer des diagrammes de processus détaillés, avec des notations BPMN (Business Process Model and Notation), largement reconnues.
Automatisation des processus métier
L’automatisation est une étape cruciale dans la gestion des processus métier. Elle permet d’éliminer les tâches manuelles répétitives, de minimiser les erreurs et d’accélérer les processus.
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L’outil que nous recommandons pour l’automatisation des processus métier est UiPath. C’est un outil de Robotic Process Automation (RPA) qui permet d’automatiser toutes sortes de tâches, du traitement des données à la gestion des courriels. Il offre une intégration facile avec d’autres systèmes et est particulièrement adapté aux entreprises de services publics grâce à sa conformité aux réglementations strictes en matière de sécurité et de confidentialité.
Gestion des données dans le processus métier
La gestion des données est un aspect souvent négligé du BPM. Pourtant, elle est essentielle pour assurer la cohérence et l’exactitude des informations utilisées dans les processus.
Pour cela, nous vous conseillons l’outil Talend Data Management Platform. Il offre une plateforme complète pour la gestion des données, y compris la qualité des données, l’intégration des données et la gestion des données de référence. Il est également conforme aux réglementations en matière de confidentialité et de sécurité.
Outil de suivi des processus métier
Le suivi des processus métier permet d’évaluer leur performance et de détecter les éventuelles anomalies. C’est une étape clé pour l’amélioration continue des processus.
L’outil que nous recommandons pour le suivi des processus métier est Celonis. C’est un outil de Process Mining qui permet d’analyser les processus en temps réel, d’identifier les goulots d’étranglement et de proposer des améliorations. Il offre des tableaux de bord faciles à comprendre et permet de suivre l’efficacité des processus au fil du temps.
Outil de gestion du changement dans le processus métier
La gestion du changement est une partie intégrante de la gestion des processus métier. Elle permet de gérer les modifications apportées aux processus et d’assurer leur mise en œuvre efficace.
Pour la gestion du changement, nous vous conseillons l’outil Prosci’s Change Management Toolkit. Il offre une approche structurée pour la gestion du changement, avec des outils et des modèles qui peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise. Il assure également une communication efficace avec les parties prenantes et favorise l’adoption des nouvelles pratiques.
En somme, la gestion des processus métier est une approche holistique qui nécessite plusieurs outils pour être effectivement mise en œuvre. Chacun de ces outils joue un rôle spécifique et contribue à l’amélioration de l’efficacité et de l’efficience des processus.
Logiciel de cartographie des processus métiers
La cartographie des processus métiers est une autre étape significative dans le process management. Elle sert à répertorier et à représenter visuellement l’ensemble des flux de travail de l’entreprise. Cette démarche offre une vision précise de l’organisation des processus en cours et de leurs interactions.
Dans ce contexte, nous conseillons le logiciel Lucidchart. Réputé pour sa facilité d’utilisation, ce logiciel permet de créer des cartographies de processus détaillées et intuitives. Il utilise des symboles standardisés pour représenter les différentes étapes des processus, facilitant ainsi leur compréhension par l’ensemble des parties prenantes. En outre, Lucidchart propose de nombreux modèles prédéfinis, ce qui peut grandement aider les moins expérimentés dans la création de leur cartographie.
Aussi, cette solution est compatible avec bon nombre de formats de fichiers différents, ce qui facilite l’import/export de vos cartographies vers d’autres logiciels de gestion. Enfin, Lucidchart bénéficie d’une excellente conformité aux réglementations relatives à la sécurité et à la confidentialité des données, un point non négligeable pour le secteur public.
Outil low code pour la mise en œuvre de processus métier
La mise en œuvre de nouveaux processus métier peut s’avérer complexe et nécessite souvent l’intervention de développeurs. Cependant, avec l’émergence des plateformes low code, cette tendance est en train de changer. Les outils low code permettent de créer des applications personnalisées avec peu ou pas de codage, ce qui simplifie grandement leur mise en place.
Dans le cadre de la mise en œuvre de processus métier, nous vous suggérons d’utiliser OutSystems. C’est une plateforme low code reconnue, qui permet de développer rapidement des applications métier. OutSystems propose une interface conviviale, des modèles préconçus et une bibliothèque de composants réutilisables qui facilitent le développement d’applications. De plus, cette plateforme permet de créer des applications mobiles et web, ce qui offre une grande souplesse dans la diffusion des processus métiers.
OutSystems offre également des outils de gestion de la qualité du code et de tests automatisés, facilitant ainsi l’optimisation des processus. Enfin, il se conforme aux normes de sécurité les plus strictes, garantissant ainsi la protection des données sensibles du secteur public.
La gestion des processus métiers est cruciale pour les entreprises du secteur public. Elle permet non seulement d’améliorer l’efficacité et l’efficience des opérations, mais aussi de se conformer aux réglementations en constante évolution. Pour mettre en place une gestion efficace des processus métiers, plusieurs types d’outils peuvent être utilisés.
Parmi ceux-ci, nous avons mentionné Bizagi Modeler pour la modélisation des processus, UiPath pour l’automatisation, Talend Data Management Platform pour la gestion des données, Celonis pour le suivi des processus, Prosci’s Change Management Toolkit pour la gestion du changement, Lucidchart pour la cartographie des processus et OutSystems pour la mise en œuvre des processus via une plateforme low code.
Chacun de ces outils a son propre rôle et contribue à sa manière à l’amélioration des processus d’entreprise. En choisissant les outils les mieux adaptés à leurs besoins, les entreprises du secteur public peuvent améliorer significativement leur gestion des processus métiers et ainsi, répondre plus efficacement aux défis qu’elles rencontrent. Ainsi, la mise en place d’une gestion des processus métier efficace est un atout majeur pour toute entreprise du secteur public souhaitant optimiser ses opérations et améliorer sa rentabilité.
